(7 BƯỚC) Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo thành công rực rỡ

Tổ chức Hội nghị người mua vừa là hình thức tiếp thị mẫu sản phẩm, dịch vụ ; vừa là hình thức quy đổi người mua tiềm năng thành người mua chính thức của mình .Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành với chủ và lôi cuốn thêm sự người mua mới .

Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết này.

Nội dung

Hội nghị khách hàng là gì

Khái niệm

to-chuc-hoi-nghi-khach-hang

Hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư. Từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng.

Mục đích

  • Tạo ra sức cạnh tranh đối đầu cho doanh nghiệp ,
  • Gặp gỡ, giao lưu với đối tác chiến lược, cơ quan truyền thông online, cơ quan công quyền ,
  • Tăng cường mối quan hệ ,
  • Nâng cao hình ảnh và mẫu sản phẩm tên thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình .

Để có được một sự kiện hội nghị thành công; các doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ quy trình tổ chức. Dưới đây là một số bước cơ bản trong cách tổ chức hội nghị.

Các hình thức tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng

5 Hình thức tổ chức hội thảo

Khoa học

Không mang nhiều ý nghĩa về tiếp thị hình ảnh doanh nghiệp ; những hội thảo khoa học là thời cơ để đàm đạo, công bố, báo cáo giải trình giữa những tổ chức triển khai cá thể nghiên cứu và điều tra. Sự kiện này có nhiều hơn 1 chuyên viên, diễn thuyết trình diễn .Chính vì thế mô hình này cần được sẵn sàng chuẩn bị kỹ càng về thiết bị trình chiếu, âm thanh ánh sáng Giao hàng cho chương trình .

Workshop

Với quy mô nhỏ từ 10 – 20 người. Các workshop ngoài san sẻ kiến thức và kỹ năng về những ngành nghề còn có thêm những phần trình diễn thực hành thực tế ngay tại nơi tổ chức triển khaiVới hình thức này những thiết bị sự kiện và thiết bị chuyên ngành là vô cùng quan trọng

Du học

Mục đích của hội thảo này là mang đến cho khách mời câu vấn đáp cho những yếu tố về du học, những thời cơ, chương trình khuyến học, học bổng từ những trường quốc tế .Mang ý nghĩa quy đổi và tìm kiếm người mua tiềm năng ; do đó phần ngữ cảnh và thông điệp cần phải được góp vốn đầu tư kỹ càng

Tập Huấn

Với quy mô lớn hơn Workshop một chút ít, những buổi tập huấn thường diễn ra trong nội bộ tổ chức triển khai, ban ngành. Đề tài luận bàn không quá lớn như hội thảo khoa học .Thông thương những buổi tập huấn thường sẽ diễn ra trong thời hạn dài ; do đó yếu tố về đội ngũ và những giải pháp chuẩn bị sẵn sàng, backup phải được bảo vệ .

Chuyên đề – Chuyên môn

Tách ra từ hội thảo khoa học, những buổi đàm đạo chuyên đề trình độ chỉ có duy nhất một diễn thuyết và chỉ xoay quanh một chủ đề chínhTrang thiết bị sự kiện vẫn là yếu tố quan trọng số 1 .

4 Hình thức Tổ chức hội nghị

Tri ân khách hàng

hội nghị tri ân khách hàngMục đích chính của hình thức này là mang thông điểm cám ơn đến với những người mua đã tin yêu và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp .Đây là sự kiện quan trọng về mặt hình thức và nội dung do đó phần nghênh tiếp và chăm nom người mua luôn phải được đặt lên số 1

Giới thiệu sản phẩm mới

hội nghị khách hàngNhư tên gọi, đây là sự kiện nhằm mục đích ra mắt tới công chúng, truyền thông online, đối tác chiến lược những loại sản phẩm kế hoạch của doanh nghiệp. Từ đó kiến thiết xây dựng bước đệm trước khi mẫu sản phẩm chính thức được bày bán .Với tiềm năng này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như thưởng thức mẫu sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng

Sơ kết – Tổng kết cuối năm

đại hội cổ đông thường niên FPTVới mục tiêu thông tin hiệu quả kinh doanh thương mại, tình hình tăng trưởng, những dự tính kế hoạch trong những năm tiếp theo trong nội bộ doanh nghiệp ; đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên .Không đặt nặng về mặt hình thức, sự kiện này cần góp vốn đầu tư cho phần nội dung và trang thiết bị âm thanh ánh sáng nhiều hơn .

Hội nghị thượng đỉnh

Đây là cuộc họp giữa những nguyên thủ vương quốc nhằm mục đích tranh luận những yếu tố về kinh tế tài chính chính trị hợp tác giữa những nước với nhau .Ở sự kiện này, tổng thể mọi thứ đều phải được chuẩn bị sẵn sàng kỹ càng và triển khai xong nhất hoàn toàn có thể. Đồng thời những giải pháp dự trữ là không hề thiếu được .

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị hội thảo phổ biến

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Yếu tố thành công nhất của sự kiện hội nghị chính là khách hàng.

Xác định sai đối tượng người dùng người mua sẽ không mang lại tác dụng như mong đợi .Để xác lập được đối tượng người dùng người mua thì doanh nghiệp cần phải hiểu được loại sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung người mua như :

  • Giới tính
  • Độ tuổi
  • Công việc
  • Sở thích
  • Mức thu nhập
  • Khu vực sinh sống
  • Tình trạng hôn nhân gia đình …

Ví dụ : Sản phẩm tã em bé cần hướng đến :

  • Các chị em phụ nữ đã kết hôn
  • Độ tuổi từ 23 – 40
  • Sống ở những thành phố lớn ( ở những vùng quê thường sử dụng tã vải )

Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị

Thời gian tổ chức triển khai nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời gian phổ cập khách mời hoàn toàn có thể đi dự hội nghị .Quý công ty, doanh nghiệp cũng nên quan tâm thời gian thuận tiện cho việc chuyển dời .Để tránh những yếu tố về giao thông vận tải thì khung giờ hài hòa và hợp lý nhất để tổ chức triển khai sự kiện là

  • 8 h – 10 h sáng
  • 14 h – 16 h chiều
  • 18 h – 20 h tối

Xác định thời điểm diễn ra chương trình hội nghị

hội nghị khách hàng

Để xác định được địa điểm tổ chức, quý khách cần lưu ý những điều sau:

Số lượng khách tham dự

Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những khu vực tương thích .Số lượng khách từ 200 – 500 :

  • Các trung tâm tiệc cưới
  • Phòng họp và khách sạn 3 – 4 sao

Số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn :

  • Khu resort
  • Khách sạn 5 sao
  • Nhà hàng sân vườn

Chi phí tổ chức

Quý khách cần hoạch định được ngân sách để hoàn toàn có thể xác lập đúng quy mô của sự kiện .Thông thường nếu có thuê những bên tổ chức triển khai sự kiện ; những TT sự kiện sẽ có phần làm giá cụ thể để hành khách đo lường và thống kê và cân đối .

  • Mức giá xê dịch tại những khách sạn 5 sao :

800.000 – 1.000.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

  • Tại những khách sạn 4 sao trở xuống, hành khách hoàn toàn có thể thuê :

300.000 – 500.000 VND/ 1 người/ 1 ngày

Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VND/ 1 phòng / 1 ngày (sức chứa dưới 100 khách)

Xem thêm:

Top những địa điểm cho thuê phòng hội nghị tại TPHCM giá cả đa dạng

Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản quy trình tổ chức hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

Kịch bản sơ lược

Bao quát hết tổng thể mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình .Gồm có :

  • Các khuôn khổ, phần, những tiết mục trình diễn
  • Thời gian những khuôn khổ

Thường được quản trị bởi người quản lý sự kiện và những bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp bảo vệ những khâu diễn ra đúng ngữ cảnh .

Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết cụ thể gồm :

  • Các lời nói, dẫn dắt của MC
  • Công việc cho những ekip, sắp xếp thời hạn đơn cử …

Kịch bản không tốt hoàn toàn có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu :

  • Khách hàng cảm thấy buồn chán

  • Không tập trung chuyên sâu khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
  • Khách mời không hiểu được thông điệp
  • Hiệu quả quy đổi không cao

Kịch bản cần biểu lộ được :

  • Phần nào diễn trước, diễn sau
  • Điểm nhấn ở đâu nhằm mục đích tri ân người mua, gây ấn tượng
  • Thông điệp truyền đạt tới người mua là gì

Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

tổ chức hội nghị khách hàng

Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên

  • Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người.
  • Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
  • Xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị.
  • Đưa ra checklist cụ thể.

Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý

Nhóm tiền kỳ đảm nhiệm đối ngoại gồm :

  • In thư mời cho người mua
  • Xem xét khu vực
  • Xin giấy phép …

Nhóm đảm nhiệm phục vụ hầu cần :

  • Setup hội trường
  • Sắp xếp quà khuyến mãi ngay, phương tiện đi lại đi lại …
  • Kiểm tra thiết bị

Nhóm đảm nhiệm việc đón khách :

  • Lễ tân đón khách
  • Đưa khách vào hội trường …
  • Sắp xếp vị trí
  • Hỗ trợ khách mời

Bố trí không gian tổ chức

tổ chức hội nghị khách hàng

  • Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi nghênh tiếp
  • Banner sự kiện
  • Backdrop sân khấu
  • Trang trí phòng hội nghị
  • Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng hướng dẫn đơn cử cho người mua

Ngoài ra hành khách còn hoàn toàn có thể tọa lạc mẫu sản phẩm của mình để tăng độ tiếp cận tên thương hiệu .

Các công việc cần chuẩn bị khác

  • Ghi hình
  • Đảm bảo thiết âm thanh, ánh sáng .
  • Đảm bảo được sự phối hợp uyển chuyển, những tiết mục trình diễn khác …

Gửi thư mời cho khách mời

Gửi thư mời là việc làm dành cho nhóm đối ngoại. Nhưng trước khi gửi thư mời cần :

  • Thống kê số lượng người mua để in giấy
  • Gửi trước nhiều ngày
  • Kiểm tra thông tin thư mời
  • Lựa chọn phong cách thiết kế

Ví dụ : Sản phẩm về du lịch thì thiệp mời hoàn toàn có thể là tấm passport, thiệp mời bằng giấy thơm cho mẫu sản phẩm nước hoa …

Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình, những doanh nghiệp nên có những phần quà lưu niệm gửi đến người mua .Quà khuyến mãi nên có logo doanh nghiệp và tương quan đến nội dung sự kiện .

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường gồm có :

  • Phần trình làng
  • Phần thưởng thức loại sản phẩm, dịch vụ mới
  • Phần trao đổi, luận bàn ,
  • Các tiết mục phụ ( văn nghệ vui chơi, game show, rút thăm trúng thưởng )
  • Phần tiệc, bữa ăn phụ

Lên chủ đề cho chương trình

hội nghị khách hàngNội dung chính hay chủ đề ( topic ) quyết định hành động mục tiêu tổ chức triển khai ; thông điệp gửi tới người tham gia .

“Chủ đề cần ngắn gọn, thể hiện rõ mục đích và kết hợp lợi ích của khách mời”

Ví dụ : Một buổi hội thảo du học nên chọn chủ đề : “ Du học cần biết gì ? Cơ hội nhận học bổng toàn phần tại Úc ”

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Lời nói từ những chuyên viên hoặc những người nổi tiếng luôn có sức nặng hơn những thông điệp. Sử dụng lợi thế này sẽ giúp cho tỷ suất quy đổi người mua được nâng caoTuy nhiên cần có list câu hỏi và ngữ cảnh cho diễn thuyết. Tránh được sự hoảng sợ cho khách mời và mất thời hạn hơn dự kiến .Đồng thời nên sử dụng tên tuổi của những chuyên viên khi đăng thông cáo ; phong cách thiết kế banner để lôi cuốn thêm khách mời .

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Không gian quá lớn sẽ khiến khách mời khó theo dõi ; không khí của hội nghị hội thảo bị loãng. Không gian quá nhỏ sẽ tác động ảnh hưởng đến sự tự do của người tham giaKiểm tra những tiện ích đi kèm khu vực cung ứng giúp dự trù ngân sách cho tổng thể những đồ vật thiết yếu ; những đồ vật nào còn thiếu cần bổ trợ .

Truyền thông cho sự kiện

Những kênh truyền thông hiệu quả lúc bấy giờ :

  • Facebook
  • E-Mail
  • Website
  • Báo mạng
  • Điện thoại

Mặt trái của những công cụ này chính là những khách mời ảo. Dù dùng hình thức tiếp thị nào ; hãy luôn gọi điện để xác nhận và gửi thư mời .Thời gian truyền thông online quá gần ngày tổ chức triển khai sẽ gây khó khăn vất vả cho việc sắp xếp tham gia .Truyền thông sớm khuyến sức nóng của hội nghị bị giảm bớt .Thông thường nên thông tin trước sự kiện từ 1-2 tuần .

Lấy thông tin người tham dự

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệpCó thể ở thời gian tham gia khách mời chưa có nhu yếu sử dụng dịch vụ, loại sản phẩm. Hãy lưu lại thông tin để thực thi remarketing .Các hình thức lấy thông tin gồm có :

Với mẫu chương trình hội nghị khách hàngkỹ năng tổ chức hội nghị vừa cung cấp trên; Cyber Show hy vọng có thể góp phần mang đến cho quý khách một buổi hội nghị thật thành công và hiệu quả.

công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cyber Show luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất kỳ sự kiện gì của doanh nghiệp. Hãy trao đổi với chúng tôi hoặc để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!

Source: https://virtual360.vn
Category: Blog

2 bình luận về “(7 BƯỚC) Tổ chức Hội Nghị Hội Thảo thành công rực rỡ”

Viết một bình luận