Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu về “SỰ KIỆN” và nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” một cách chi tiết, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

>> > Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện
>> > 21 bước để ra mắt một loại sản phẩm, dịch vụ đến với người mua

to-chuc-su-kien-la-gi-1

Trước khi đi vào khám phá “ Tổ chức sự kiện là gì ? ”, “ Tổ chức sự kiện cần làm những việc làm gì ? ” Hay “ Người làm tổ chức sự kiện cần phải có những gì ? “ thì tất cả chúng ta phải hiểu được “ SỰ KIỆN ” là gì trước đã nha .

1. Khái niệm về sự kiện?

to-chuc-su-kien-la-gi-2

Theo từ điển tiếng Việt thì “ sự kiện ” là vấn đề xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được những phương tiện đi lại truyền thông online chăm sóc đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa khôi hoàn vũ Nước Ta, … mới được xem là sự kiện .
Có người lại hiểu sự kiện không chỉ gồm có những hoạt động giải trí quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động giải trí mang ý nghĩa cá thể và hội đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật, …
Một số khác lại hiểu sự kiện hầu hết là những hoạt động giải trí tương quan đến hoạt động giải trí tiếp thị và thương mại của những doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo chiến lược, mở bán khai trương, ra mắt loại sản phẩm, hội chợ, triển lãm, …

to-chuc-su-kien-la-gi-3

Tóm lại sự kiện ( Event ) là một hoạt động giải trí có chủ đích diễn ra tại một thời gian nhất định, tại một khu vực nhất định, tập trung chuyên sâu sáng tạo độc đáo và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác lập nào đó, tạo sự chú ý quan tâm và lôi cuốn sự chăm sóc của những đối tượng người tiêu dùng tham gia .
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động giải trí Marketing tương quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, tiếp thị loại sản phẩm hay xác định lợi thế của mẫu sản phẩm, tên thương hiệu trên thị trường .

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực ra là việc tổ chức triển khai những phần việc cho một “ SỰ KIỆN ” diễn ra, từ khi nó khởi đầu hình thành trong ý tưởng sáng tạo cho đến khi nó kết thúc .

to-chuc-su-kien-la-gi-4

Tổ chức sự kiện là tổ chức những hoạt động giải trí trong những nghành nghề dịch vụ xã hội, thương mại, kinh doanh thương mại, vui chơi, thể thao, … trải qua những hình thức như hội thảo chiến lược, hội nghị, họp báo, triển lãm, tiệc tùng, … nhằm mục đích mục tiêu truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được .
Ở những nước tăng trưởng tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc trưng. Vì thế, họ đã có cả một mạng lưới hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối vừa đủ và ngặt nghèo. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm những nghành khá rộng như :
– Bussiness sự kiện : là những sự kiện tương quan đến nghành kinh doanh thương mại
– Corporate events : Là những sự kiện tương quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày xây dựng, hội thảo chiến lược, hội nghị, …
– Fundraising events : Là những sự kiện nhằm mục đích mục tiêu gây quỹ
– Exhibitions : Là những hoạt động giải trí triển lãm
– Trade fairs : Là việc tổ chức những hội chợ thương mại
– Entertainment events : Các sự kiện mang đặc thù vui chơi
– Concerts / live performances : Các bổi màn biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc, ..
– Festive events : Là những liên hoan, liên hoan, Festive, …
– Government events : Là những sự kiện của những cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng, …
– Meetings : Là những buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành, …
– Seminars : Là những buổi hội thảo chiến lược chuyên đề
– Workshops : Bán hàng
– Conferences : Là những buổi Hội thảo
– Conventions : Là những buổi Hội nghị
– Social and cultural events : Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events : Các sự kiện trong nghành nghề dịch vụ thể thao
– Marketing events : Các sự kiện tương quan tới marketing
– Promotional events : Các sự kiện tích hợp khuyễn mãi thêm và thực thi thương mại
– Brand and product launches : Các sự kiện tương quan đến tên thương hiệu, mẫu sản phẩm …

3.  Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

to-chuc-su-kien-la-gi-5

Việc tổ chức sự kiện thực ra là việc tạo ra một cái cớ để nhằm mục đích lôi cuốn sự chăm sóc và chú ý quan tâm của giới truyền thông online và đối tượng người dùng công chúng tiềm năng .
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong những hoạt động giải trí tiếp thị, tiếp thị chỉ đứng sau nghiên cứu và điều tra thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm mục đích đánh bóng cho mẫu sản phẩm, dịch vụ và tên thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh thu bán của doanh nghiệp .

to-chuc-su-kien-la-gi-6

Một “ SỰ KIỆN ” thành công xuất sắc sẽ nó tạo ra được những tác động ảnh hưởng truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại hoàn toàn có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh tên thương hiệu so với công chúng .

4. Mục đích của tổ chức sự kiện:

to-chuc-su-kien-la-gi-7

Mục đích của sự kiện chính là những tác dụng mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm mục đích phấn đấu đạt được trong quy trình thực thi sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục tiêu chính sau :
– Nhằm tương hỗ cho những chiến dịch truyền thông online kiến thiết xây dựng và tăng trưởng hình ảnh loại sản phẩm, dịch vụ và tên thương hiệu của nhà đầu tư .
– Giúp cải tổ hoặc làm đổi khác nhận thức của công chúng so với tên thương hiệu hay thương hiệu của nhà đầu tư .
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông online nhằm mục đích chạm đến xúc cảm của người mua tiềm năng .

to-chuc-su-kien-la-gi-8

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích những tiềm năng khác như tương hỗ bán hàng, tiến hành những chủ trương kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp mẫu sản phẩm, dịch vụ và tên thương hiệu của chủ góp vốn đầu tư .

5. Quy trình tổ chức sự kiện:

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một game show ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ hoàn toàn có thể thành công xuất sắc khi bạn hoàn toàn có thể ghép hoàn hảo bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ cụ thể .

to-chuc-su-kien-la-gi-9

Có rất nhiều những loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục tiêu và vai trò khác nhau trong kế hoạch chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là mô hình sự kiện nào muốn thành công xuất sắc đều phải tuân theo một quy trình tiến độ và phương pháp tổ chức nhất định .

to-chuc-su-kien-la-gi-10

Một quy trình tổ chức sự kiệnCHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về tên thương hiệu / thương hiệu của chủ góp vốn đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu những yếu tố tác động ảnh hưởng và tương quan đến sự kiện như tiềm năng, ngân sách, nhân lực, vật lực, …
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch toàn diện và tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện gồm có thời hạn, khu vực tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách, … .
+ Xúc tiến và tiếp thị sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón rước và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức quản lý và điều hành những diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức Giao hàng nhà hàng trong sự kiện
+ Tổ chức Giao hàng lưu trú và luân chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức triển khai những hoạt động giải trí phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối tượng người dùng công chúng tiềm năng mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và tiếp thị sự kiện
+ Quan hệ với những nhà sản xuất dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện
+ Quản trị kinh tế tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc người mua
Ngoài ra trong quy trình thực thi sự kiện bạn cần phải có giải pháp dự trữ và xử lý những sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như bảo vệ vệ sinh, bảo đảm an toàn và bảo mật an ninh trong suốt quy trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

QUY TRÌNH TẠI MỘT CÔNG TY QUẢNG CÁO

to-chuc-su-kien-la-gi-11

CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO MỘT SỰ KIỆN

to-chuc-su-kien-la-gi-12

Là những cá thể, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều việc làm, hoạt động giải trí, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện gồm có những nhóm chính :
+ Nhà góp vốn đầu tư sự kiện, những nhà hỗ trợ vốn sự kiện .
+ Nhà tổ chức sự kiện .
+ Nhà đáp ứng dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện như phân phối dịch vụ, cung ứng sản phẩm & hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê, …
+ Khách mời tham gia sự kiện .
+ Khách vãng lai tham gia sự kiện
+ Chính quyền và dân cư nơi sự kiện diễn ra .

6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Các chuyên viên thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự phát minh sáng tạo, tính thận trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một nhân viên tổ chức sự kiện nhu yếu cần phải có .

to-chuc-su-kien-la-gi-13

YÊU CẦU LAO ĐỘNG TRONG NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

– Khả năng phát minh sáng tạo luôn là ưu tiên số 1 mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất kể một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt quan trọng so với công chúng .

to-chuc-su-kien-la-gi-14

– Người làm tổ chức sự kiện luôn yên cầu phải có tính chuyên môn hóa cao và phong phú về ngành nghề và việc làm mà máy móc khó hoàn toàn có thể sửa chữa thay thế con người .
– Tính tổ chức cao yên cầu người làm tổ chức sự kiện phải có năng lực thao tác nhóm, phối hợp việc làm giữa những bộ phạn uyển chuyển, đồng điệu nhằm mục đích bảo vệ những tiềm năng của sự kiện .

to-chuc-su-kien-la-gi-15

– Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm ý tương đối lớn, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến trình, lại vừa yên cầu sự năng động phát minh sáng tạo .
– Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng người dùng khác nhau mà yên cầu luôn phải có thái độ vui tươi và chuẩn mực trong việc làm .

CHÂN DUNG MỘT CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Người nhân viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải quy tụ rất đầy đủ 4 yếu tố : kỹ năng và kiến thức, kiến thức và kỹ năng, năng lực và thái độ .

to-chuc-su-kien-la-gi-16

Về kiến thức

+ Có sự hiểu biết về loại sản phẩm, dịch vụ, tên thương hiệu / thương hiệu
+ Có hiểu biết về người mua tiềm năng của sự kiện
+ Có kỹ năng và kiến thức xã hội

Về kỹ năng

+ Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
+ Kỹ năng tiến hành, giám sát và nhìn nhận hiệu suất cao sự kiện .

Về khả năng

+ Khả năng phát minh sáng tạo
+ Khả năng quan sát chi tiết cụ thể cao
+ Có năng lực đi xa
+ Khả năng xử lý tính huống

Về thái độ

+ Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn
+ Chịu Làm việc với áp lực đè nén cao từ nhiều phía ( công ty, người mua, đối tác chiến lược )
+ Cầu tiến, biết lắng nghe
+ Học cách chuyện trò với toàn bộ mọi người, thiết kế xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người
Tóm lại một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải quy tụ được tổng thể những yếu tố phát minh sáng tạo, năng lực thao tác với cường độ, áp lực đè nén cao, năng lực thao tác nhóm, năng lực viết kế hoạch, tiến hành kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng, … .

7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Để có được hiệu suất cao tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện kèm theo nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác lập tiềm năng kế hoạch rõ ràng và hoàn toàn có thể thống kê giám sát được. Và để thành công xuất sắc, thứ nhất bạn phải hiểu được những nguyên tắc cơ bản để mang lại thành công xuất sắc cho một sự kiện là gì .

– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Việc tiên phong ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một khu vực vừa lòng để tổ chức. Tốt nhất bạn nên triển khai xong hợp đồng và những thủ tục tương quan đến khu vực càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “ bất thần ” .

to-chuc-su-kien-la-gi-17

– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

Thư mời chính là điều tiên phong mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông tin được tới người tham gia những cụ thể như : Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào, … có trong sự kiện của bạn .
Nếu hoàn toàn có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời được cho phép người tham gia hoàn toàn có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn .

to-chuc-su-kien-la-gi-18

– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

Một kế hoạch chi tiết cụ thể đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết cụ thể việc làm cho từng người và có deadline đơn cử, là yếu tố cần để đạt được những tiềm năng đã đề ra .
Bạn cần phải bảo vệ rằng mọi quy trình tiến độ tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết đổi khác, diễn thuyết đến muộn, … để bảo vệ sự kiện của bạn được sẵn sàng chuẩn bị tốt nhất .

– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

Tổ chức tàng trữ và theo dõi thông tin của người tham gia sự kiện một cách chi tiết cụ thể, rất đầy đủ, khoa học vào một file Excel để hoàn toàn có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc .

to-chuc-su-kien-la-gi-19

Các thông tin về người tham gia sự kện thực sự thiết yếu khi tạo bảng tên, thẻ khu vực khi sẵn sàng chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc .
Ngoài ra, việc quản trị thông tin khách mời bằng fele Excel còn hoàn toàn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin, … giữa những sự kiện .

– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những cụ thể nhỏ nhiều lúc lại ảnh hưởng tác động đến hiệu quả lớn. Nếu vô tình không chú ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ hội tôn giáo thì hãy quan tâm kỹ tới số lượng giới hạn trong thực đơn nhé .

– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện hoàn toàn có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự trữ khi trường hợp xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi trường hợp xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo khunh hướng xấu .

to-chuc-su-kien-la-gi-20

Nếu như trời sẵn sàng chuẩn bị mưa thì bạn xem xét sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị sẵn sàng thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để chuyển dời .

– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời tham gia sự kiện của bạn thường có khuynh hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất kể một yếu tố khẩn cấp nào .
Vì thế những đồ vật tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ, … sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết cụ thể nhỏ này nhiều lúc lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn .

– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

Luôn nhớ giữ liên lạc liên tục với người mua xuyên suốt quy trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham gia của người mua .
Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham gia chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu hoàn toàn có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt người mua .

– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để hòn đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip triển khai cần phải có sự phối hợp uyển chuyển và đồng nhất. Vì thế, những mẫu sản phẩm công nghệ tiên tiến như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera, .. là những đồ vật không hề thiếu .
Hãy lên một list thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập những thiết bị vào đúng vị trí, cũng như bảo vệ chúng luôn hoạt động giải trí trơn tru trong suốt sự kiện .

– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

to-chuc-su-kien-la-gi-21

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

XEM THÊM :
>> > Dịch Vụ Thương Mại quảng cáo truyền hình
>> > Bản chất của quảng cáo là gì ?

Source: https://virtual360.vn
Category: Blog

Viết một bình luận